Структура урока

• Люди для людей
  
• Анализ интересов и документирование заинтересованных сторон
  
  • Пример списка интересов заинтересованных сторон.
    
• Работа с заинтересованными сторонами
  
  • Отношение - Влияние
    
  • Власть, Легитимность, Интерес
    

Продолжением работы с постановкой задачи, с контекстом, будет работа с заинтересованными сторонами.

Один из основных принципов которой стоит в основе взаимодействия системного или бизнес-аналитика, с заказчиком, связанный с тем, что любые результаты, которые мы с Вами создаем, так или иначе должны быть использованы другими людьми.

Давайте посмотрим на пример некоторой гипотетической диаграммы контекста.

В результате работы над контекстом, мы с Вами смогли выделить:

• заинтересованные лица,
  
• бизнес-процесс,
  
• система, которая должна получать данные от нашей системы.
  
• система, с которой мы взаимодействуем для обеспечения задач проекта.
  
• аппаратная часть.
  
• разработчики, которые будут заниматься созданием нашей программы.
  
  

Каждый из этих внешних объектов накладывает требования или ограничения на возможную реализацию задачи или формируют требования к тому, какие должны быть получены результаты, представленные программой, которую мы создаем.

Однако, давайте задумаемся действительно ли процесс, или программа, или аппаратное обеспечение может что-то требовать, или может быть удовлетворено либо не удовлетворено отсутствием той или иной функциональности в нашей системе ?

Когда мы с Вами начнем анализировать, кто в действительности будет удовлетворен, у кого существует потребность в том, чтобы взаимодействовать с тем или иным внешним объектом, картина начнет меняться.

Мы с Вами поймем, что и пользователи взаимодействуют с программой для получения некоторого бизнес-результата, и заинтересованные лица, которые обладают определенными требованиями, могут никогда не взаимодействовать с самой программой, которую мы разработаем.

И разработчики действуют, чаще всего, не просто так, а в связи с тем, что, если у нас отношение исполнитель-заказчик, то у исполнителя есть определенные интересы с точки зрения использования тех или иных технологий, зарабатывания денег, и т.д.

У бизнес-процесса тоже есть свои заинтересованные лица. Т.е. бизнес-процесс должен производить определенный результат , и с точки зрения достижения этого результата появляются определенные требования к процессу.

Тем более, ничего не может потребовать программа или сервис. Программа или сервис действуют в интересах определенных заинтересованных лиц, которым нужен определенный результат.

Та же самая ситуация связана с аппаратным обеспечением. Конечно, там есть заинтересованные лица, у которых есть интересы с точки зрения применения тех или иных возможностей аппаратных средств, или, наоборот ограничений на использование тех или иных платформ. Требования так же могут формировать разработчики, которые обладают навыками взаимодействия разработки на определенных платформах. Точно так же разработчики могут быть заинтересованы во взаимодействии нашей системы с какой-то программой.

Итак, давайте посмотрим, что у нас получается.

Контекстная диаграмма, диаграмма, которая будет представлять интересы заинтересованных сторон, тех лиц, которые могут обладать требованиями, и чьи интересы могут вступать в противоречия, всегда состоит из конкретных людей и иногда ролей, которые обладают интересами в отношении создаваемой системы или программы.

Итак, заинтересованные стороны - индивиды или организации, которые вовлечены в проект, или чьи интересы могут быть затронуты в процессе выполнения проекта. И соответственно, они могут оказывать влияние на цели или возможные результаты проекта.

Для того, чтобы обеспечить успешность проекта необходимо удовлетворить интересы определенных заинтересованные сторон.

Задача проектной команды и конкретно этапа, связанного с постановкой задачи, связана с тем, чтобы мы идентифицировали все заинтересованные стороны, определили их требования и ожидания, и в определенной степени успех проекта будет зависеть от того, сможем ли мы управлять влиянием заинтересованных сторон на проект.

Отдельно необходимо остановиться на определении пользователя системы.

Естественно, пользователями системы являются подвидом, или подклассом, заинтересованных сторон , и мы будем говорить о том, что пользователи - это те люди, которые регулярно взаимодействуют с продуктом, могут изменить подход к своей работе, т.е. процессы и задачи, которые они выполняют ежедневно.

Приоритизация интересов и работа с группами пользователей связана с тем, насколько их много. Чем больше группа пользователей, тем больше группа представителей этих пользователей нам потребуется, чтобы понять, какими интересами обладает эта группа.

Не так важно, насколько много, но если пользователи используют систему очень интенсивно, эта группа пользователей будет формировать серьезные требования, которые нам необходимо учитывать.

Возможно выделить отдельную подгруппу, которая создает основную нагрузку на систему. Их может быть немного, эти пользователей могут не очень интенсивно использовать эту систему, но одними-двумя операциями, к примеру, они могут загрузить систему работой на несколько дней.

И последний класс пользователей, на который мы будем обращать внимание, это пользователи, чьи ошибки стоят очень дорого, и соответственно в процессе работы с требованиями нам необходимо тщательно учитывать их интересы.

Однако, для того, чтобы управлять влиянием заинтересованных сторон и обеспечивать успешность проекта, недостаточно просто получить перечень заинтересованных лиц либо сторон.

Нам важно знать, в чем состоят интересы каждой заинтересованной стороны для того, чтобы мы смогли эффективно управлять нашим проектом и его результатами.

Для того, чтобы проанализировать интересы заинтересованной стороны проекта, нам нужно определить , кто является возможным ее представителем, каково влияние на проект, как они могут повлиять на проект и его результаты.

Иногда нужно определить каким образом результаты проекта могут повлиять на заинтересованную сторону.

Следующий шаг, обязательный в анализе каждой заинтересованной стороны, - это определение, в чем именно состоят интересы заинтересованной стороны и возможно конкретного представителя этой стороны.

Последний шаг в анализе, который мы делаем - это какие обязательства по отношению к будущей системе либо проекту несет конкретная заинтересованная сторона.

После анализа каждой из заинтересованных сторон мы можем зафиксировать результаты анализа в виде таблицы, который мы можем, согласно цикла согласования требований, валидировать с представителями заказчика и других сторон

Маленький элемент удобства, с точки зрения будущей коммуникации, желательно зафиксировать контакты для того, чтобы мы могли получить информацию и взаимодействовать с заинтересованной стороной.

И дальше, идут три пункта, которые мы обсуждали ранее - интересы, влияние и обязательства.

В некоторых случаях дополнительно мы можем зафиксировать источники требований , которые мы можем использовать для того, чтобы уточнить интересы и обязательства, которыми обладает заинтересованная сторона.

Работа с этой таблицей нам позволяет определить, какой информации нам не хватает.

Ситуация, когда мы заполняем эту таблицу и нам становится понятно, что мы, имеем недостаточное представление о том, какие обязательства у стороны по отношению к проекту.

Или, к примеру, часто может возникнуть ситуация, в которой у нас могут быть непонятно, какие интересы есть у стороны.

Или большой проблемой с дальнейшей работой с требованиями может создать ситуация, когда у нас есть сторона, есть интересы, есть влияние и тем более есть обязательства, но мы не понимаем, кто является представителем этой стороны, с кем мы можем работать.

Работа с интересами заинтересованных сторон, и работа по выявлению заинтересованных сторон, всегда тесно связана с работой руководителя проекта.

Ответственность за работу с заинтересованными сторонами совместно разделяют группа, которая занимается анализом, подготовкой требований, формированием задачи и команда управления проектом.

Был выявлен потенциальный конфликт интересов между:

• Интересами заказчика получить конкурентное преимущество
  
• и интересом Компании разработчика заниматься разработкой аналогичных систем.
  

В результате обсуждения на уровне руководства была достигнута договоренность, об эксклюзивном периоде использования системы Заказчиком в течении 1-ого года с момента сдачи комплекса в эксплуатацию в соответствующем районе города.

Если мы с Вами качественно отработали предыдущие шаги, контекстную диаграмму, проанализировали заинтересованные стороны, у нас с Вами получается достаточно большой список заинтересованных сторон, между которыми достаточно часто возникают конфликты интересов.

Для того, чтобы разобраться с тем, какой стороне отдать предпочтение, как сократить работу с заинтересованными лицами без ущерба для проекта, применяется классификация заинтересованных сторон.

Существуют различные виды классификаций. Они могут быть групповыми, они могут быть индивидуальными, как правило, они включают некоторую совокупность факторов.

Мы с Вами рассмотрим два основных инструмента, которые используются чаще всего.

Первый - это матрица "отношение-влияние".

В ней используются характеристики, связанные с отношением к проекту, т.е. в данном случае мы видим отрицательное и положительное влияние, так же мы с Вами можем дополнить его, например, нейтральным отношением.

Вторая ось - это сила влияния, которая позволяет нам понять, собственно говоря, насколько сильно могут повлиять на результаты данные заинтересованные стороны.

Соответственно, либо отдельную заинтересованную сторону, либо группу мы с Вами размещаем на карте таким образом, чтобы мы понимали , какое влияние и каким образом нам необходимо работать с той или иной заинтересованной стороной.

Какие мы можем действия предпринять на основе осуществленного размещения заинтересованных сторон.

С противниками нашего проекта мы можем работать следующим образом. Мы можем уменьшать силу их влияния, работая с целями проекта, добиваться того, чтобы из противников та или иная заинтересованная сторона стала нашим союзником.

Управляя целями, управляя конфликтами и интересами между заинтересованными сторонами, у нас с Вами появляется возможность повысить шансы проекта на успех.

Кроме того, мы можем, поработав со спящими заинтересованными лицами, усилить нашу группировку союзников таким образом, чтобы у нас получился баланс (паритет) сил.

Вторая часть, которая позволяет нам более эффективно работать с заинтересованными лицами, состоит в том, что, как правило, наибольшее внимание нужно уделять тем сотрудникам, которые обладают наибольшим влиянием на проект.

Небольшое влияние на проект как сторонников, так и противников проекта позволяет уделять меньшее внимание конфликтам, связанным с их интересами. И, как правило, устранение проблем, связанных с конфликтами между союзниками и противниками проекта позволяет решить проблемы, которые возникают с точки зрения противников мешающих и сторонников.

Основной фокус внимания я нас должен быть направлен на обладающие влиянием заинтересованные стороны.

Вторая классификация позволяет нам чуть более содержательно работать в условиях, когда у нас есть большое количество заинтересованных сторон, и сложная среда, в которой мы с Вами работаем.

Три основных аспекта :

1. Наличие власти в организации, коррелирует с ранее рассмотренной категорией влияния
   
   
2. Наличие интереса - далеко не всегда заинтересованность в результатах проекта может быть подкреплена полномочиями и организационной властью организации
   
   
3. Легитимность, интерес к тому, чтобы реализованы те или иные требования далеко не всегда является легитимным (Соответствует нормам и правилам организации). Например когда посторонние заинтересованные лица, предлагают для реализации нашего проекта функциональность, которая не связана с целями и задачами проекта, и если мы с Вами не отдаем себе отчет, что не все заинтересованные лица, которые могут прийти к нам в офис, и попросить что-то реализовать, являются легитимными с точки зрения бюджета и сроков проектов, может привести к неприятностям.
   
   

Давайте рассмотрим более подробно категории, которые возникают, исходя из пересечения всех этих аспектов.

Как правило, наиболее обширная часть заинтересованных сторон, так называемые "дремлющие заинтересованные лица" - это лица, обладающие властью, влияние которых на проект может быть существенным, но у них нет ни интереса, ни легитимных требований.

Вторая наиболее распространенная категория - это заинтересованные лица, которые не проявляют себя в рамках осуществления работ по проекту, и только в результате, когда мы начинаем сдавать проект, вдруг оказывается, что есть некоторые люди, которым было, что сказать, но в силу отсутствия интереса или невовлеченности, мы не получили информацию об их требованиях.

Третья категория - это просящие, т.е. лица, обладающие интересом в отношении нашего проекта, не обладающие властью, но тем не менее, у которых есть интерес в отношении нашего проекта.

Для нас самое главное во время идентифицировать эти заинтересованные лица, чтобы мы с Вами ни в коем случае не раздували объем работ по проекту, и сразу давайте затронем категорию заинтересованных лиц, которые называются "опасные". Это люди, обладающие интересом, которые обладают влиянием в организации, но чьи требования не легитимны. Конфликты этих заинтересованных сторон с интересами проекта могут быть достаточно болезненными.

Одним из основных факторов, позволяющих управлять этой группой заинтересованных лиц является тот факт, что наличие значимого интереса , не являющегося частью проекта, т.е. другими словами, словами контекстной диаграммы (эти заинтересованные лица не входят в непосредственно контекст, хотя и хотели бы, чтобы что-то было реализовано в рамках проекта), означает возможность воздать новый проект, который бы удовлетворял целям и потребностям этих заинтересованных лиц.

Или, как в качестве другой альтернативы, мы можем переформулировать устав проекта, переформулировать цели, таким образом, чтобы лица, обладающие наибольшим интересом были включены в состав проекта, и таким образом их требования стали бы легитимными.

Четвертая группа, доминирующая, отражает тот факт, что, как правило, люди, и обладающие властью, и те, от которых требуется вполне законная легитимная поддержка проекта, оказываются, в силу своей занятости, не вовлеченными в проект, и получение информации об их требовании происходит слишком поздно.

Пятая, шестая, седьмая категория - это категории, которые соответственно, обозначают наличие интереса и легитимности.

Одна из основных проблем, связанных с этими категориями, состоит в том, что определяющая группа заинтересованных лиц, люди, обладающие властью, как правило, обладают очень небольшим временем, для вовлечения их в работу с требованиями требуются большие усилия.

В результате, мы получаем ситуацию, в которой группа аналитиков или команда разработчиков основное время проводят и коммуницируют с зависимой группой заинтересованных лиц . А как известно, интересы непосредственных пользователей и этой группы не всегда совпадают с интересами определяющей группы, и тогда может возникнуть конфликт интересов, когда люди, которые принимают решение о принятии системы в эксплуатацию. Вспоминаем, что у нас ценность реализованной системы определяется целями, которые находятся у заинтересованных лиц, т.е. ценность для организации создается на другом уровне, чем создание самого программного обеспечения, и может возникнуть конфликт.

Соответственно, обязательным условием успешности проекта является вовлечение определяющей группы заинтересованных лиц в работу над проектом и тщательный анализ конфликтов, которые могут возникнуть между интересами определяющей группы и зависимой.

Разрешение конфликтов, естественно, должно происходить в пользу определяющей. И основной способ, которым мы может реализовать интересы зависимой группы заинтересованных сторон, это, как правило, конечные пользователи, администраторы - это найти и сопоставить общую часть, которая бы приводила к созданию ценностей для определяющей группы заинтересованных сторон.