2.6 Формулирование проблемы
2.6.1
Структура формулировки задачи
Нет такого документа, который бы требовал, чтобы мы сформулировали задачу, которую будет решать наш проект коротко и ясно. Однако любая коммуникация с заинтересованными лицами требует от нас четкого и внятного ответа на вопрос: что и зачем мы делаем.
Кроме того, очень часто возникают трудности в создании так называемого резюме для руководства, или Executive summary.
Давайте посмотрим, что собой представляет формулировка задачи и из чего она может состоять.
Кроме того, очень часто возникают трудности в создании так называемого резюме для руководства, или Executive summary.
Давайте посмотрим, что собой представляет формулировка задачи и из чего она может состоять.
По сути, речь идет о мотиве — зачем нам нужны эти изменения. Задача заинтересованных лиц, с которыми мы с вами общаемся, на начальном этапе принять решение, идем ли мы в этот проект.
Будет ли проект и зачем он нам нужен?
Здесь есть несколько вариантов.
Первый вариант начинается с того, что есть проблема. Проблема — это какая-то болевая точка, которая доставляет неудобства.
Следующий шаг — понимание того, на кого эта проблема влияет: люди, которым ее существование доставляет существенные неудобства.
Далее — понимание того, в чем именно состоит влияние проблемы, в чем выражены эти неудобства. Очень важно, чтобы между людьми, которые принимают решение, и теми, кого эта проблема затрагивает, была определенная связь. Если такой связи нет, маловероятно, что решение о начале проекта или решение, необходимое для того, чтобы проект продвигался, будет принято.
Последняя часть формулируется на языке предметной области — какими характеристиками должно обладать решение, чтобы заинтересованные лица сочли, что проблема решена и, соответственно, проект выполнен успешно.
Будет ли проект и зачем он нам нужен?
Здесь есть несколько вариантов.
Первый вариант начинается с того, что есть проблема. Проблема — это какая-то болевая точка, которая доставляет неудобства.
Следующий шаг — понимание того, на кого эта проблема влияет: люди, которым ее существование доставляет существенные неудобства.
Далее — понимание того, в чем именно состоит влияние проблемы, в чем выражены эти неудобства. Очень важно, чтобы между людьми, которые принимают решение, и теми, кого эта проблема затрагивает, была определенная связь. Если такой связи нет, маловероятно, что решение о начале проекта или решение, необходимое для того, чтобы проект продвигался, будет принято.
Последняя часть формулируется на языке предметной области — какими характеристиками должно обладать решение, чтобы заинтересованные лица сочли, что проблема решена и, соответственно, проект выполнен успешно.
Таким образом, мы получаем очень простую формулу, которая звучит так:
В английском языке слово «проблема», в общем-то, не является синонимом нашего слова «проблема». Скорее, речь идет о задаче. То есть формулировка проблемы на самом деле является формулировкой не проблемы, а задачи. Соответственно, есть и второй вариант ее формулирования.
- Проблема, да?
- Кого она затрагивает?
- Каково влияние на тех людей, которых она затрагивает?
- Какие критерии успешности и какими характеристиками решение должно обладать, чтобы мы посчитали, что проблема решена?
В английском языке слово «проблема», в общем-то, не является синонимом нашего слова «проблема». Скорее, речь идет о задаче. То есть формулировка проблемы на самом деле является формулировкой не проблемы, а задачи. Соответственно, есть и второй вариант ее формулирования.
Второй вариант формулирования задачи исходит из того, что у нас сейчас все хорошо, и перед нами находится возможность. И тогда формулировка выглядит таким образом:
формулировка будет выглядеть так:
- Существует некая определенная возможность ,
- которая затрагивает определенных заинтересованных лиц,
- в результате чего они могут получить некоторые преимущества,
- и для того, чтобы получить эти преимущества, необходимо, чтобы наше решение обладало определенными характеристиками.
формулировка будет выглядеть так:
И так, мы можем задачу сформулировать как проблему (когда мы решаем какую-то проблему и устраняем какие-то негативные явления), или, наоборот, как возможность что-нибудь сделать.
Промежуточные итоги
- делается на языке предметной области
- дает исчерпывающее объяснение, что и зачем мы собираемся сделать.
Что важно помнить про формулировку задачи, которую мы делаем?
- Она всегда делается на языке предметной области, потому что мы ее делаем в первую очередь для взаимодействия с заинтересованными лицами.
- Она дает исчерпывающее объяснение, зачем мы собираемся делать этот проект.
- И, общая рекомендация, она не должна занимать не больше половины А4.
2.6.2
Пример. Технология идентификации и печать
Интересный пример хорошей и плохой формулировки задачи может нам дать идеи совмещения технологии идентификации и средств печати.
В принципе, технология уже не новая. Мы знаем, что на рынке существует уже достаточно много устройств, позволяющих идентифицировать сотрудника при работе с устройствами.
В принципе, технология уже не новая. Мы знаем, что на рынке существует уже достаточно много устройств, позволяющих идентифицировать сотрудника при работе с устройствами.
Когда эти устройства только появились на рынке, большинство людей воспринимали эти устройства как решение следующей задачи:
Проблемы печати сотрудниками информации, не относящейся к рабочим вопросам, затрагивают руководство компании, руководителя департамента информационных технологий, в результате чего нецелесообразно расходуются ресурсы компании. Успешное решение должно обеспечивать контроль над документами, которые сотрудники печатают на сетевых принтерах.
При такой формулировке задачи проект по установке этих устройств практически всегда заканчивался плачевно: заканчивался, даже не начавшись. Если задуматься о цене вопроса, размер затрат на все расходные материалы в год — достаточно небольшая сумма по сравнению со стоимостью самого принтера. Этот проект окупится в лучшем случае через 2-3 года. Кроме того, существуют и другие варианты контроля за тем, чтобы сотрудники не печатали лишнюю информацию.
Проблемы печати сотрудниками информации, не относящейся к рабочим вопросам, затрагивают руководство компании, руководителя департамента информационных технологий, в результате чего нецелесообразно расходуются ресурсы компании. Успешное решение должно обеспечивать контроль над документами, которые сотрудники печатают на сетевых принтерах.
При такой формулировке задачи проект по установке этих устройств практически всегда заканчивался плачевно: заканчивался, даже не начавшись. Если задуматься о цене вопроса, размер затрат на все расходные материалы в год — достаточно небольшая сумма по сравнению со стоимостью самого принтера. Этот проект окупится в лучшем случае через 2-3 года. Кроме того, существуют и другие варианты контроля за тем, чтобы сотрудники не печатали лишнюю информацию.
Если бы не было хорошей постановки задачи, которая смогла бы инициировать проект с подобными устройствами, эти устройства не имели бы успеха на рынке.
Проблема, которую решают эти устройства, связана с тем, что между отправкой на печать и временем, когда сотрудник забирает напечатанные копии из устройства, проходит значимый промежуток времени.
Любому, побывавшему в большом офисе, хоть раз приходилось разгребать напечатанные другими материалы. Так часто происходит, если мы пришли чуть позже, или если кто-то отвлекся и не смог вовремя забрать свои копии. В одном из банков, в котором я работал как консультант, я видел на сетевом принтере и распечатки со статистикой по зарплатам сотрудников, и конфиденциальную информацию по стратегии... чего только там не было.
Основная задача подобных устройств — сделать так, чтобы документ мог забрать только тот, который его напечатал.
Проблема, которую решают эти устройства, связана с тем, что между отправкой на печать и временем, когда сотрудник забирает напечатанные копии из устройства, проходит значимый промежуток времени.
Любому, побывавшему в большом офисе, хоть раз приходилось разгребать напечатанные другими материалы. Так часто происходит, если мы пришли чуть позже, или если кто-то отвлекся и не смог вовремя забрать свои копии. В одном из банков, в котором я работал как консультант, я видел на сетевом принтере и распечатки со статистикой по зарплатам сотрудников, и конфиденциальную информацию по стратегии... чего только там не было.
Основная задача подобных устройств — сделать так, чтобы документ мог забрать только тот, который его напечатал.
Как таким образом звучит формулировка проблемы?
Проблема вероятного несанкционированного доступа к распечаткам затрагивает собственников бизнеса и руководство компании, так как возможна утечка информации, являющейся коммерческой тайной и создает риски вплоть до потери бизнеса или какого-то рынка. Успешное решение должно обеспечить санкционированный доступ к информации, отправленной на печать.
В принципе, в критериях успешности решения можно было бы оставить ту же самую формулировку — успешное решение должно обеспечить контроль над документами, которые сотрудники печатают на сетевых принтерах. При этом общая идея и техническая реализация не изменилась бы, однако воспринимаемая ценность подобного проекта меняется радикально.
Именно с целью предотвращения несанкционированного доступа к информации с коммерческой тайной подобные проекты и реализуются.
В принципе, в критериях успешности решения можно было бы оставить ту же самую формулировку — успешное решение должно обеспечить контроль над документами, которые сотрудники печатают на сетевых принтерах. При этом общая идея и техническая реализация не изменилась бы, однако воспринимаемая ценность подобного проекта меняется радикально.
Именно с целью предотвращения несанкционированного доступа к информации с коммерческой тайной подобные проекты и реализуются.
2.6.3
Практическое задание. Анализ и описание проблемы
Познакомьтесь с примером формулировки описания проблем для учебного кейса:
В крупных проектах с большим количеством заинтересованных сторон первоначальное проблемное поле может насчитывать десятки позиций, причем для каждой заинтересованной стороны может быть указано несколько формулировок проблемы.
В рамках учебного кейса опишите формулировку проблемы для посетителя кафе, которая поможет нам сфокусироваться на необходимой для него функциональности.
В крупных проектах с большим количеством заинтересованных сторон первоначальное проблемное поле может насчитывать десятки позиций, причем для каждой заинтересованной стороны может быть указано несколько формулировок проблемы.
В рамках учебного кейса опишите формулировку проблемы для посетителя кафе, которая поможет нам сфокусироваться на необходимой для него функциональности.
Структура описания:
2.6.4
Использование нескольких определений задачи
При работе с формулировкой задача очень часто возникает ситуация, когда либо на этапе проработки, либо в результате очень большого количества уточнений (не столько большого, сколько от принципиально разных групп заинтересованных сторон), мы вынуждены работать с несколькими формулировками.
Такая техника называется формированием проблемного поля. Суть ее очень проста: выделяются группы заинтересованных сторон, и для каждой формируется своя формулировка задачи.
Такая техника называется формированием проблемного поля. Суть ее очень проста: выделяются группы заинтересованных сторон, и для каждой формируется своя формулировка задачи.
В ситуации, когда стоит задача все-таки выбрать общее представление цели проекта и задачи, нужно понять, как сформулировать задачу таким образом, чтобы она звучала корректно для каждой из заинтересованных сторон.
Промежуточные итоги
Инструмент проблемного поля может быть использован:
Однако, бывают ситуации, в которых нужно одно и то же техническое решение представить по-разному для разных групп. Чаще всего они возникают в продуктовой разработке, когда есть несколько различных сегментов или даже рынков, на которых будет использоваться решение.
В таких случаях этот инструмент используется, чтобы с разных точек зрения описать то, что делает проект для разных заинтересованных сторон.
- для выбора одного определения их перечня возможных формулировок проблемы;
- для работа с преставлением одной и той же проблемы для нескольких заинтересованных сторон.
Однако, бывают ситуации, в которых нужно одно и то же техническое решение представить по-разному для разных групп. Чаще всего они возникают в продуктовой разработке, когда есть несколько различных сегментов или даже рынков, на которых будет использоваться решение.
В таких случаях этот инструмент используется, чтобы с разных точек зрения описать то, что делает проект для разных заинтересованных сторон.
2.6.5
Результаты анализа и формулировки задачи
Формулировка задачи подводит черту под очень важную работу, которая делается
либо в рамках предпроекта, либо на этапе бизнес-анализа.
либо в рамках предпроекта, либо на этапе бизнес-анализа.
Основная цель — выделив основную задачу, сфокусировать внимание на определенных потребностях, с которыми мы будем работать.
Все остальные запросы и факторы, которые не являются значимыми, можно вывести за рамки проекта, таким образом, существенно снизив объем трудозатрат и, согласно принципу Парето, значительно повысив эффективность реализации проекта.
Здесь важно помнить, что формулировку проблемы обязательно нужно согласовать. Бывают редкие проекты, в которых заказчик сразу сумел сформулировать задачу, даже без формулы, четко определяющей, зачем нужен проект. Но чаще всего проблемное поле большое, возможных вариантов много, и принципиально важно, чтобы не было разночтений в отношении того, является ли проект успешным, ту ли проблему мы решали. Согласовать сформулированную задачу.
Все остальные запросы и факторы, которые не являются значимыми, можно вывести за рамки проекта, таким образом, существенно снизив объем трудозатрат и, согласно принципу Парето, значительно повысив эффективность реализации проекта.
Здесь важно помнить, что формулировку проблемы обязательно нужно согласовать. Бывают редкие проекты, в которых заказчик сразу сумел сформулировать задачу, даже без формулы, четко определяющей, зачем нужен проект. Но чаще всего проблемное поле большое, возможных вариантов много, и принципиально важно, чтобы не было разночтений в отношении того, является ли проект успешным, ту ли проблему мы решали. Согласовать сформулированную задачу.
Возможность сразу вывести за scope часть первичных требований позволяет более эффективно работать с пулом требований.
Когда конкретный пользователь или заказчик требует что-то от системы, то для самого заинтересованного лица не существует критерия, на основании которого он может решить оставить это требование или отбросить. Но, когда есть постановка задачи, и мы можем управлять приоритетами требований, связывая их с конкретными функциями, можно избежать ненужных требований или требований, которые не приведут к значимому результату.
Когда конкретный пользователь или заказчик требует что-то от системы, то для самого заинтересованного лица не существует критерия, на основании которого он может решить оставить это требование или отбросить. Но, когда есть постановка задачи, и мы можем управлять приоритетами требований, связывая их с конкретными функциями, можно избежать ненужных требований или требований, которые не приведут к значимому результату.
Один проект - одна формулировка задачи.
Взаимозависимость между частями проекта, как правило, указывает на наличие общей цели.
Взаимозависимость между частями проекта, как правило, указывает на наличие общей цели.
Лучшая практика в этой области — у одного проекта должна быть одна формулировка задачи. Если разные задачи, которые мы решаем, все-таки помещены в один проект, между ними есть значимая зависимость. А значит, существует такая формулировка задачи, которая бы охватывала вместе эти задачи проекта.
В результате бизнес анализа мы можем прийти к решению инициировать не один, а два или более проектов. Тогда не связанные между собой или связанные незначительно кластера факторов и первичных потребностей могут быть сгруппированы в проекты, которые будут инициированы по отдельности.
Иногда результаты бизнес-анализа приводят к возникновению программы. Выполнение программы начинается с проекта 1, продолжится проектом 2, но невозможно на текущем этапе определить, какое будет общее количество проектов. Это то, что называется, "есть слона по частям".
Иногда результаты бизнес-анализа приводят к возникновению программы. Выполнение программы начинается с проекта 1, продолжится проектом 2, но невозможно на текущем этапе определить, какое будет общее количество проектов. Это то, что называется, "есть слона по частям".
В рамках нашего курса мы рассматриваем основы техник анализа. Для более глубокого анализа проблем, как правило, используются различные техники бизнес-моделирования и специализированные инструменты системной динамики. Это могут быть деревья текущей реальности — current reality tree, так называемые «грозовые облака», деревья принятия решений, и так далее. Наша задача сейчас — обеспечить наш проект минимальным рабочим набором инструментов, которые позволят достичь хорошего результата.